Der DigitalPakt 2.0 hat eine Eigenart, die viele Schulträger in eine unangenehme Lage bringt. Maßnahmen sind seit dem 1. Januar 2026 vorzeitig beginnbar und rückwirkend förderfähig, die Antragsverfahren der Länder sind aber noch nicht offen.

Wer wartet, verliert Zeit. Wer jetzt beschafft, ohne die Unterlagen mitzuführen, riskiert, dass die Maßnahme später nicht anerkannt wird.

Was heute feststeht und was noch nicht

Bund und Länder haben sich im Dezember 2025 auf fünf Milliarden Euro bis 2030 verständigt, hälftig finanziert. Im investiven Handlungsstrang I stellt der Bund rund 2,25 Milliarden Euro bereit.

Maßnahmen ab dem 1. Januar 2026 sind rückwirkend förderfähig, sobald das eigene Bundesland sein Antragsverfahren eröffnet hat. Vorher lässt sich kein Antrag stellen.

Dieses Datum ist nicht das ursprüngliche. Die Verwaltungsvereinbarung sah einen rückwirkenden Start zum 1. Januar 2025 vor. Der Bund hat ihn im Frühjahr 2026 auf den 1. Januar 2026 verlegt.

Deutscher Städtetag, Deutscher Landkreistag und Deutscher Städte- und Gemeindebund haben das am 27. März 2026 als Verstoß gegen den Vertrauensschutz kritisiert und die Rückkehr zum Start 2025 gefordert. Eine Rücknahme der Verschiebung ist bis August 2026 nicht bekannt.

Für Sie heißt das praktisch: Beschaffungen aus dem Jahr 2025 gelten derzeit als nicht förderfähig. Halten Sie die Unterlagen dazu trotzdem vollständig vor, weil die Forderung der kommunalen Spitzenverbände weiter im Raum steht.

Zum Stand 30. Juli 2026 hatte kein Land sein Antragsverfahren eröffnet. Thüringen hat die Förderregeln für Herbst 2026 angekündigt, Schleswig-Holstein strebt die Mittelausreichung ab Anfang 2027 an.

Wichtig ist der Satz, der in fast jeder Länderinformation steht: ein vorzeitiger Maßnahmenbeginn macht nicht jedes begonnene Vorhaben automatisch förderfähig. Welche Maßnahmen anerkannt werden und welche Nachweise verlangt werden, regelt das jeweilige Land.

Warum "weniger Bürokratie" nicht "keine Unterlagen" bedeutet

Bund und Länder haben angekündigt, den Verwaltungsaufwand deutlich zu senken. Kommunale Schulträger sollen pauschalierte Zuweisungen erhalten können, statt jede Einzelmaßnahme zu beantragen.

Das ändert die Form der Prüfung, nicht ihren Kern. Auch bei einer Pauschale bleibt der Schulträger nachweispflichtig dafür, dass die Mittel zweckentsprechend, wirtschaftlich und in einem förderfähigen Zeitraum eingesetzt wurden.

Dazu kommt: Auch ohne Förderung gilt Vergaberecht. Eine Beschaffung, die vergaberechtlich sauber dokumentiert ist, erfüllt einen großen Teil der zuwendungsrechtlichen Anforderungen gleich mit.

Die sechs Unterlagen, die Sie ab der ersten Bestellung mitführen sollten

Die erste ist eine Bestandserfassung mit Datum. Halten Sie fest, was vor der Maßnahme vorhanden war: Geräteklassen, Alter, Zustand, Netzabdeckung je Standort. Ohne diesen Nullstand lässt sich später nicht belegen, dass die Beschaffung ein Defizit behoben und keine funktionierende Ausstattung ersetzt hat.

Die zweite ist eine Bedarfsbegründung je Schule, ein knapper Vermerk pro Standort mit der pädagogischen und technischen Notwendigkeit. Er entsteht vor der Bestellung und lässt sich im Nachhinein kaum glaubwürdig nachliefern.

Die dritte ist der aktuelle Medienentwicklungsplan. Die Länder haben ihn im ersten DigitalPakt regelmäßig zur Antragsvoraussetzung gemacht. Selbst wenn Ihr Land ihn diesmal nicht verlangt, verbindet er einzelne Bestellungen zu einem begründeten Vorhaben.

Die vierte ist die Vergabedokumentation aus Bedarfsbegründung, Marktpreisrecherche, Auswahlentscheidung, Bestellung und Vermerk zur Wertgrenze. Diese fünf Bausteine gehören in denselben Vorgang wie die Rechnung.

Die fünfte ist die Rechnung mit prüffähiger Leistungsbeschreibung: Positionen, Stückzahlen, Seriennummern, Lieferdatum. Eine Sammelrechnung über "IT-Ausstattung" ohne Aufschlüsselung erzeugt bei jeder Prüfung Rückfragen.

Die sechste ist der Inventarnachweis mit Gerät, Seriennummer, Standort, Zuordnung zur Schule und Datum der Inbetriebnahme. Bei einer Zweckbindung ist das der einzige Beleg dafür, dass die Geräte noch dort sind, wo sie hingehören.

Der Eigenanteil gehört ins Protokoll

Der DigitalPakt 2.0 wird hälftig finanziert. Der kommunale Anteil muss im Haushalt abgebildet und beschlossen sein, bevor die Landesrichtlinie kommt, sonst verzögert sich der Antrag genau an dieser Stelle.

Legen Sie den Ratsbeschluss, die Haushaltsstelle und den Ansatz für die Folgejahre gemeinsam mit den Beschaffungsunterlagen ab. Prüfstellen fragen erfahrungsgemäß zuerst nach der Mittelbereitstellung und erst danach nach der Technik.

Wie der Digitalberater die Antragsunterlage vorbereitet

Der Digitalcheck ist kostenlos und in unter 30 Minuten durchlaufen: Basisdaten fünf Minuten, Reifegrad fünf Minuten, Maßnahmenauswahl zehn Minuten, Dokumente sofort zum Download.

Das Ergebnis ist ein Maßnahmenplan mit Budgetschätzung. Genau dieses Dokument schließt die Lücke zwischen "wir haben etwas bestellt" und "wir haben ein begründetes Vorhaben umgesetzt", weil es Bedarf, Maßnahme und Kostenrahmen in einem datierten Dokument zusammenführt.

Für die Beschaffung selbst greifen Sie auf die vorkonfigurierten Bundles nach Einsatzbereich zurück. Der Vorteil im Nachweis: Ein Bundle listet die Einzelpositionen mit Preisen auf und liefert die Leistungsbeschreibung mit, die Sie sonst selbst formulieren müssten.

Den Sachstand der Länder beschreibt DigitalPakt 2.0: Wo stehen wir heute?

Ein Vorbehalt, den Sie mitschreiben sollten

Solange keine Landesrichtlinie vorliegt, kennt niemand die exakten Nachweisformate. Es kann sein, dass Ihr Land ein eigenes Formular verlangt, das rückwirkend auszufüllen ist.

Deshalb der praktische Rat: Sammeln Sie strukturiert und datiert, aber warten Sie mit dem Ausfüllen von Formularen, bis die Richtlinie da ist. Unterlagen lassen sich in ein Formular übertragen, ein fehlender Beleg aus dem Frühjahr 2026 lässt sich nicht rekonstruieren.

Nächster Schritt

Legen Sie einen Ordner je Schule an, mit den sechs Punkten als feste Struktur, und tragen Sie ab der nächsten Bestellung dort ein. Der Aufwand liegt bei wenigen Minuten pro Vorgang und ersetzt später Wochen der Rekonstruktion.

Für Bedarfserhebung und Maßnahmenplan starten Sie mit dem Digitalcheck. Bei größeren Vorhaben vermittelt die Plattform direkt einen Bechtle-Experten.

Quellen: DigitalPakt Schule: DigitalPakt 2.0, BMBFSFJ: Bund und Länder einigen sich auf DigitalPakt 2.0, co.Tec: DigitalPakt 2.0, aktueller Überblick für Schulen und Schulträger, Stand 14.07.2026, Jakob Medientechnik: DigitalPakt 2.0, Länderübersicht, Stand 30.07.2026, DStGB, Deutscher Städtetag, Deutscher Landkreistag: Digitalpakt 2.0, der Bund muss sich an seine Zusagen halten, 27.03.2026, Thüringer Ministerium für Bildung: Der DigitalPakt 2.0, Schulministerium NRW: Vereinbarungen für den DigitalPakt 2.0 beschlossen, Nds. Staatskanzlei: Kabinett befasst sich mit der Verwaltungsvereinbarung. Redaktion: GFKD AG.